Fecha de última actualización: 6 de marzo de 2026
Partes
Entre: i) T&C CONTADORES S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901.005.608, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., en adelante “Mawii”, “Mawii Plus” o la “Contratista”; y ii) el cliente persona natural o jurídica que acepta estos términos, en adelante el “Cliente”; iii) conjuntamente denominadas las “Partes” e individualmente la “Parte”.
Aceptación
El Cliente reconoce y acepta que la continuación en el uso del Servicio, el acceso recurrente a la Plataforma, la no cancelación del Plan antes de la fecha de renovación, el registro de una Cuenta o la activación de cualquier funcionalidad posterior a la publicación de actualizaciones de estos T&C, constituyen aceptación tácita, expresa e informada de los presentes Términos y Condiciones y de sus modificaciones, de conformidad con la Ley 527 de 1999 y la normativa comercial aplicable en Colombia La aceptación electrónica (check-box, clic de aceptación o uso efectivo del Servicio) constituye manifestación de voluntad y acuerdo vinculante conforme al Código de Comercio y normas civiles y comerciales aplicables en Colombia.
1. Definiciones
a) “Plataforma” o “Aplicación”: software de contabilidad y finanzas provisto por Mawii bajo el modelo Software as a Service (SaaS), accesible vía web, aplicación móvil u otros medios autorizados por Mawii, incluyendo sus módulos, interfaces y funcionalidades descritas en la Documentación.
b) “Servicio” o “Servicios Profesionales/Operativos”: actividades distintas al acceso a la Plataforma, que pueden incluir, según se contrate por separado, soporte avanzado, parametrización, capacitación, integración, migración de datos, servicios contables, tributarios, de nómina, legales u otros de naturaleza profesional.
c) “Cuenta”: credenciales y entorno del Cliente con sus usuarios autorizados.
d) “Datos del Cliente”: información, documentos, registros contables, datos personales, archivos y metadatos cargados o generados por el Cliente en el Servicio. Página 1 de 20
e) “Documentación”: manuales, políticas, instructivos, especificaciones técnicas y funcionales.
f) “Plan”: modalidad de suscripción (gratuita, prueba, pago mensual, anual, por paquetes u otra).
g) “Ambiente de Producción”: la infraestructura tecnológica en la cual Mawii opera el Servicio.
h) “Suscripción”: derecho temporal del Cliente para acceder y usar la Plataforma conforme al Plan contratado.
i) “Leyes Aplicables”: normativa comercial, civil, contable y de protección de datos de la República de Colombia y, cuando aplique, reglamentación sectorial (DIAN, Supersociedades, etc.).
2. Objeto
2.1. Objeto. El presente acuerdo tiene por objeto regular la relación contractual entre las Partes para: (i) la suscripción y acceso a la Plataforma denominada Mawii Plus; y (ii) la prestación de los Servicios profesionales o complementarios que el Cliente decida contratar.
2.2 Mawii Plus (SaaS Contable y Administrativo). Mawii Plus es un ecosistema integral en la nube diseñado para la gestión empresarial, cuya arquitectura permite la automatización y centralización de procesos críticos. Dependiendo del Plan seleccionado, la Plataforma podrá integrar los siguientes módulos:
a) Contabilidad y Facturación Electrónica: Gestión de libros, estados financieros y cumplimiento de requisitos legales ante la DIAN.
b) Inventarios: Control de existencias, movimientos y valorización en tiempo real.
c) Tesorería y Pagos: Administración de flujo de caja, conciliaciones bancarias y gestión de egresos.
d) Nómina: Procesamiento y liquidación de nómina electrónica (sujeto a las condiciones de integración con aliados como Aleluya o módulos propios según el Plan).
e) Panel Financiero (Dashboard): Visualización de indicadores clave de desempeño (KPIs) y reportes gerenciales.
2.3 Alcance Sujeto al Plan. El Cliente reconoce que el contenido, las funciones finales, el número de usuarios, la capacidad de almacenamiento y los módulos activos de la Plataforma estarán estrictamente sujetos al Plan efectivamente contratado y pagado. Mawii no estará obligada a proveer funcionalidades que no formen parte del alcance del Plan seleccionado por el Cliente en la orden de servicio o panel de suscripción.
2.4 Evolución de Mawii Plus. Como solución SaaS, Mawii Plus es una plataforma viva. Mawii se reserva el derecho de actualizar, mejorar o modificar los módulos mencionados para optimizar la experiencia del usuario o cumplir con cambios normativos, siempre que dichas modificaciones no eliminen la esencia funcional del Plan contratado.
3. Licencia y alcance de uso
3.1. Concesión. Mawii concede al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, no transferible, no sublicenciable, revocable, para acceder y utilizar el Servicio conforme a estos T&C, la Documentación y el Plan contratado.
3.2. Restricciones. Salvo autorización expresa y escrita de Mawii, el Cliente no podrá:
i. Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar, intentar derivar el código fuente ni crear obras derivadas.
ii. Eludir mecanismos de seguridad o de control de uso.
iii. Usar el Servicio para proveer servicios a terceros (modelo bureau/outsourcing) salvo si el Plan lo permite y dentro de los límites contratados.
iv. Copiar, vender, arrendar, ceder o sublicenciar el Servicio.
v.Interferir con la disponibilidad o desempeño del Servicio o utilizarlo para actividades ilícitas, infractoras o que afecten derechos de terceros.
3.3. Usuarios autorizados. El uso se limita al número de usuarios, sedes, empresas y funcionalidades del Plan adquirido. El Cliente se obliga a administrar y custodiar altas/bajas de usuarios.
4. Cuenta, credenciales y seguridad
4.1. Custodia. El Cliente es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales, llaves API y métodos de autenticación, y de toda actividad realizada bajo su Cuenta.
4.2. Notificación. El Cliente deberá notificar a Mawii sin demora irracional sobre accesos no autorizados, vulneraciones o pérdida de credenciales.
4.3. Medidas del Cliente. El Cliente implementará controles internos razonables: contraseñas robustas, doble factor si está disponible, perfiles y permisos, y procedimientos de respaldo de su información exportable.
5. Cláusula de Escalabilidad 5.1. Cambios XX. Escalabilidad y Modificación de la Suscripción.
5.1.1. Solicitud de Upgrade: El Cliente podrá solicitar en cualquier momento el cambio a un Plan superior (Upgrade) para activar módulos adicionales de Mawii Plus (ej. pasar de solo Contabilidad a incluir Inventarios y Tesorería). El cambio se hará efectivo de manera inmediata o en el siguiente ciclo de facturación, según la configuración técnica de la Plataforma. Los cargos adicionales se liquidarán de forma proporcional (prorrata) por el tiempo restante del periodo vigente.
5.1.2. Solicitud de Downgrade: El Cliente podrá solicitar el cambio a un Plan inferior (Downgrade) únicamente al finalizar el periodo de suscripción vigente (mensual o anual), mediante notificación realizada con al menos quince (15) días calendario de antelación. El Cliente reconoce que un Downgrade puede implicar la pérdida de acceso a ciertas funcionalidades, módulos o datos históricos asociados a los módulos desactivados, siendo responsabilidad exclusiva del Cliente exportar su información antes del cambio.
5.1.3. Actualización Automática por Uso: Si el volumen de transacciones, número de usuarios o almacenamiento del Cliente excede los límites del Plan contratado, Mawii se reserva el derecho de: (i) notificar al Cliente para realizar el ajuste de Plan; o (ii) realizar el cobro de excedentes según las tarifas vigentes publicadas en la Plataforma.
6. Deberes del Cliente.
El Cliente declara y garantiza que:
a) La información suministrada para el registro, facturación y uso del Servicio es veraz, exacta, completa y actualizada; y se compromete a actualizarla oportunamente.
b) Posee derechos y autorizaciones sobre los Datos del Cliente y su procesamiento no infringe derechos de terceros ni normas aplicables.
c) Utilizará el Servicio conforme a la Ley, la buena fe comercial, la moral y el orden público.
d) No cargará código malicioso, ni ejecutará acciones que comprometan la seguridad o integridad del Servicio.
e) Cumplirá con la normativa contable, fiscal, cambiaria, societaria, de firmas y facturación electrónica, así como con las instrucciones de autoridad competente.
7. Obligaciones de Mawii
a) Proveer el acceso al Servicio conforme al Plan contratado y a la Documentación.
b) Implementar medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger la seguridad del Ambiente de Producción.
c) Brindar soporte de acuerdo con la sección 15.
d) Gestionar actualizaciones y mejoras que no disminuyan sustancialmente las funcionalidades esenciales del Plan, sin perjuicio de ajustes de roadmap o discontinuaciones conforme a la sección 11.
8. Confidencialidad
8.1. Alcance. Se considerará “Información Confidencial” toda información no pública de una Parte divulgada a la otra con ocasión del presente acuerdo, incluyendo Datos del Cliente, especificaciones técnicas, comerciales y de seguridad.
8.2. Obligación. Cada Parte: (i) usará la Información Confidencial únicamente para el cumplimiento de estos T&C; (ii) la protegerá con al menos el mismo grado de cuidado que aplica a su propia información confidencial; (iii) limitará su acceso a personal y subencargados con necesidad de conocer y sujetos a deberes de confidencialidad.
8.3. Exclusiones. No será confidencial la información que sea o devenga pública sin violación, estuviera legítimamente en posesión previa, sea divulgada por tercero sin restricción, o sea desarrollada independientemente.
8.4. Orden de autoridad. Podrá divulgarse si es requerida por autoridad competente, notificando previamente a la otra Parte en la medida permitida.
8.5.Vigencia. Las obligaciones de confidencialidad subsistirán por cinco (5) años contados desde la terminación, salvo Datos Personales sujetos a términos legales superiores.
9. Propiedad Intelectual, Uso de Marca y Referencias Comerciales
9.1. Titularidad y Alcance de la Propiedad Intelectual
9.1.1. Titularidad de Mawii. El Cliente reconoce que todo el software, código fuente y objeto, arquitectura, bases de datos, interfaces, configuraciones, algoritmos, modelos, marcas, logos, nombres comerciales, diseños, manuales, documentación, flujos, know-how, desarrollos, contenidos, integraciones y demás activos intangibles asociados a Mawii Plus son de propiedad exclusiva de T&C CONTADORES S.A.S. (“Mawii”), o de sus licenciantes y Terceros Proveedores (incluyendo, entre otros, servicios de nómina, facturación electrónica o 9.1.2. integraciones que formen parte del Plan contratado).Nada en estos T&C se interpretará como una transferencia de propiedad intelectual, cesión de derechos patrimoniales o concesión de derechos no expresamente otorgados.
9.1.2. Licencia limitada de uso. Al suscribir un Plan, el Cliente obtiene únicamente una licencia de uso limitada, no exclusiva, no transferible, no sublicenciable, revocable y restringida a las funcionalidades del Plan contratado, exclusivamente para su operación interna y conforme a la Documentación. Cualquier uso adicional, ampliado o externo requerirá autorización previa, expresa y escrita de Mawii.
9.1.3. Prohibiciones estrictas. El Cliente se obliga a no realizar, directa o indirectamente, las siguientes conductas sin autorización previa y escrita de Mawii:
a) Ingeniería inversa, descompilación, desensamblaje o derivación del código fuente.
b) Copiar, reproducir o distribuir total o parcialmente la Plataforma o su documentación.
c) Crear obras derivadas, versiones modificadas o integraciones no autorizadas.
d) Vender, arrendar, ceder, sublicenciar o permitir el uso del software por terceros no autorizados.
e) Utilizar la Plataforma fuera del alcance del Plan adquirido o de la finalidad comercial acordada.
f) Eludir o intentar eludir mecanismos de seguridad, autenticación o limitaciones técnicas.
El incumplimiento faculta a Mawii para suspender o terminar la Suscripción y reclamar indemnizaciones cuando haya lugar según la Ley.
9.2 Protección de Propiedad
9.2.1 Industrial Marcas y signos distintivos. Las marcas, logos, nombres comerciales, lemas, diseños o cualquier otro signo distintivo asociado a Mawii o sus Terceros Proveedores están protegidos por la Decisión 486 de la Comunidad Andina y demás normas de propiedad industrial aplicables en Colombia.
9.2.2 Sin derechos de uso implícitos. Nada en estos T&C otorga al Cliente derechos sobre marcas o elementos distintivos de Mawii o sus proveedores, salvo autorización previa y por escrito. El Cliente no Página 6 de 20 podrá registrarlos, usarlos para identificar productos o servicios propios, ni realizar actos que puedan causar confusión o dilución marcaria.
9.3. Datos del Cliente. Los Datos del Cliente son de titularidad del Cliente. El Cliente otorga a Mawii una licencia limitada para alojar, procesar, respaldar y transmitir tales datos con el fin de prestar el Servicio.
9.4.Retroalimentación. Sugestiones o comentarios podrán ser usados por Mawii sin obligación de compensación, sin incorporar información confidencial del Cliente.
9.5. Marcas y signos distintivos. Las marcas, logos, nombres comerciales, lemas, diseños o cualquier otro signo distintivo asociado a Mawii o sus Terceros Proveedores están protegidos por la Decisión 486 de la Comunidad Andina y demás normas de propiedad industrial aplicables en Colombia.
9.6. Sin derechos de uso implícitos. Nada en estos T&C otorga al Cliente derechos sobre marcas o elementos distintivos de Mawii o sus proveedores, salvo autorización previa y por escrito. El Cliente no podrá registrarlos, usarlos para identificar productos o servicios propios, ni realizar actos que puedan causar confusión o dilución marcaria.
10. Planes, precios, facturación y pagos
10.1 Planes. Mawii ofrece planes de: (i) prueba; (ii) gratuito con limitaciones; (iii) pago mensual o anual; y/o (iv) paquetes por volumen de uso o funcionalidades. Las características de cada Plan se detallan en la orden de servicio, pantalla de compra,propuesta comercial o página web.
10.2 Precios e impuestos. Los precios se expresan en moneda indicada al momento de la compra e incluyen o excluyen impuestos según se informe. Se aplicarán retenciones según Ley cuando proceda.
10.3 Facturación. Mawii emitirá factura electrónica conforme a normativa colombiana.
10.4 Ciclos y renovaciones. Los planes de pago se facturan por adelantado por periodo mensual/anual, con renovación automática salvo cancelación conforme a la sección 16.
10.5 Promociones y pruebas. Las promociones, descuentos y periodos de prueba gratuitos se rigen por sus condiciones particulares. Mawii podrá: (i) modificar o terminar una promoción o el acceso de prueba en cualquier momento; (ii) convertir el acceso gratuito en plan de cobro al finalizar el periodo promocional o de prueba, previa notificación razonable y conforme a la mecánica comunicada al Cliente.
10.6 Moras. El no pago oportuno faculta a Mawii para: (i) cobrar intereses moratorios a la máxima tasa legal permitida; (ii) suspender el Servicio conforme a la sección 15; y/o (iii) resolver el contrato conforme a la sección 16.
10.7 Cambios de precio. Mawii podrá actualizar tarifas para periodos siguientes, informando con al menos quince (15) días de anticipación para planes mensuales y treinta (30) días para planes anuales.
11. Disponibilidad, funciones y roadmap
11.1. Disponibilidad. Mawii procurará una disponibilidad razonable del Servicio. No obstante, el Servicio podrá verse afectado por mantenimientos, actualizaciones, actos de terceros, fallas de proveedores o eventos de fuerza mayor.
11.2. Cambios y ajustes. Mawii podrá introducir mejoras, parches, cambios de interfaz o de flujo, y descontinuar funciones no esenciales, procurando no afectar sustancialmente el propósito del Plan. Cuando aplique, se comunicarán cambios materiales con antelación razonable.
11.3. Rendimiento. El rendimiento efectivo depende de la conectividad, configuración del Cliente y carga de trabajo.
12. Requisitos técnicos y conectividad
12.1. Internet y equipos. El Cliente es responsable de contar con: (i) conexión estable a internet; (ii) equipos y sistemas operativos compatibles; (iii) navegadores soportados; (iv) configuraciones de red que permitan el tráfico seguro (HTTPS, puertos, certificados, otros).
12.2. Terceros. El uso puede depender de servicios de terceros (por ejemplo, DIAN, proveedores de firma o facturación electrónica, pasarelas de pago, bancos). La disponibilidad o cambios de dichos terceros puede afectar funcionalidades específicas, sin responsabilidad de Mawii salvo lo exigido por Ley.
13. Cumplimiento contable y fiscal; descargo
13.1. Herramienta de apoyo. El Servicio es una herramienta de apoyo para procesos contables y financieros. No constituye asesoría profesional contable, tributaria, legal o de auditoría.
13.2. Responsabilidad del Cliente. El Cliente es responsable por: (i) la veracidad, integridad y oportunidad de sus registros; (ii) parametrizaciones, catálogos, cuentas, políticas y criterios contables; (iii) cumplimiento de obligaciones ante la DIAN y demás autoridades; (iv) conservación de sus libros y soportes conforme a Ley; (v) Las demás de cumplimiento normativo dentro y fuera de Colombia.
13.3. Conservación de copias. El Cliente debe mantener copias y respaldos externos de su información relevante, reportes y soportes que requieran archivo legal, sin perjuicio de las capacidades de exportación del Servicio.
14. Uso de inteligencia artificial y limitación de responsabilidad
14.1. Funcionalidades Basadas en Inteligencia Artificial. El Cliente reconoce y acepta que Mawii Plus puede incorporar funcionalidades basadas en inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (machine learning), procesamiento de lenguaje natural (NLP) u otras tecnologías emergentes, con el propósito de:
a) Sugerir clasificaciones contables, cuentas o centros de costo.
b) Automatizar la conciliación bancaria o la categorización de transacciones.
c) Generar borradores de reportes financieros o declaraciones tributarias.
d) Predecir flujos de caja, tendencias o alertas de riesgo.
e) Asistir en la liquidación de nómina o en la interpretación de normativa. f) Otras funcionalidades de optimización, análisis o asistencia que se incorporen en el futuro.
14.2. Naturaleza de apoyo y no sustitución profesional. El Cliente entiende y acepta expresamente que:
a) Los resultados, sugerencias, clasificaciones o automatizaciones generadas por IA constituyen herramientas de apoyo y no sustituyen el criterio profesional, la revisión humana ni la asesoría contable, tributaria, legal o laboral de un experto debidamente autorizado.
b) La IA opera con base en modelos probabilísticos, datos históricos y patrones, por lo que sus resultados pueden contener errores, imprecisiones o no ajustarse a las particularidades del negocio del Cliente.
c) Mawii no garantiza la exactitud, completitud, actualización normativa o idoneidad de las sugerencias de IA para cada caso específico.
14.3. Obligación de Revisión y Validación del Cliente.
El Cliente se obliga a:
a) Revisar, validar y aprobar de manera crítica y diligente todos los resultados generados por funcionalidades de IA antes de tomar decisiones contables, financieras, tributarias, laborales o de cualquier naturaleza que puedan tener efectos legales o económicos.
b) No delegar en la IA decisiones que requieran juicio profesional, interpretación normativa compleja o que puedan afectar derechos de terceros.
c) Consultar con su contador, revisor fiscal, abogado o asesor tributario cuando existan dudas sobre la aplicación de una sugerencia de IA.
14.4. Limitación de Responsabilidad por Uso de IA. En la máxima medida permitida por la Ley, Mawii no será responsable por:
a) Errores, omisiones o inexactitudes en los resultados generados por IA.
b) Decisiones tomadas por el Cliente basándose exclusivamente en sugerencias de IA sin la debida revisión, validación o asesoría profesional.
c) Perjuicios derivados de la aplicación automática de clasificaciones, cálculos o reportes generados por IA sin intervención humana.
d) Sanciones, multas, glosas o contingencias tributarias, laborales o contables derivadas del uso inadecuado o no supervisado de las funcionalidades de IA.
e) Sesgos, limitaciones o comportamientos inesperados inherentes a los modelos de IA, e especialmente en escenarios no contemplados en su entrenamiento.
14.5. Transparencia y Mejora Continua. Mawii se compromete a:
a) Informar de manera razonable cuándo una funcionalidad está asistida por IA, ya sea mediante etiquetas en la interfaz, tooltips o en la Documentación.
b) Mejorar continuamente los modelos de IA con base en retroalimentación, actualizaciones normativas y buenas prácticas.
c) No utilizar los Datos del Cliente para entrenar modelos de IA que beneficien a terceros, salvo que dichos datos sean previamente anonimizados y agregados de forma irreversible.
14.6. Control Humano y Supervisión. Mawii mantiene supervisión humana sobre el diseño, entrenamiento y despliegue de sus modelos de IA. Sin embargo, el Cliente reconoce que la IA es una tecnología en evolución y que su uso implica riesgos inherentes que deben ser gestionados mediante la debida diligencia del usuario final.
15. Soporte
15.1. Alcance. Soporte funcional y técnico vía canales definidos en la Documentación, en días y horarios hábiles, con tiempos de respuesta razonables.
15.2. Exclusiones. No incluye desarrollos a medida, parametrizaciones complejas, integración con sistemas no soportados o servicios profesionales, salvo contratación adicional.
16. Protección de datos personales
16.1. Roles y Responsabilidades.
Respecto de los Datos Personales contenidos en los Datos del Cliente, las Partes acuerdan los siguientes roles conforme a la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y sus decretos reglamentarios:
a) El Cliente actúa como Responsable del Tratamiento, siendo quien determina las finalidades y medios del tratamiento de los datos personales de sus empleados, clientes, proveedores o terceros que cargue, procese o almacene en la Plataforma.
b) Mawii actúa como Encargado del Tratamiento, ejecutando el procesamiento de datos personales por cuenta e instrucción del Cliente, exclusivamente para la prestación del Servicio y conforme a estos T&C y la Documentación.
c) Mawii actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recoja directamente del Cliente o sus usuarios para fines propios, tales como facturación, gestión de la relación comercial, soporte técnico, comunicaciones y cumplimiento de obligaciones legales.
16.2. Subencargados y Terceros Proveedores. El Cliente reconoce y autoriza de manera previa, expresa e informada que Mawii podrá transmitir y compartir Datos Personales con Terceros Proveedores que actúen como Subencargados del Tratamiento (tales como proveedores de nómina electrónica, servicios de facturación, infraestructura en la nube, pasarelas de pago, entre otros), en la medida estrictamente necesaria para la adecuada prestación del Servicio.
Mawii garantiza que dichos Subencargados estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento de datos equivalentes a las establecidas en estos T&C, mediante contratos de transmisión de datos conforme a la normativa aplicable.16.3. Obligaciones del Cliente como Responsable. El Cliente declara, garantiza y se obliga a:
a) Contar con las autorizaciones previas, expresas e informadas de los titulares de datos personales para su recolección, almacenamiento, uso, circulación y tratamiento a través de la Plataforma, conforme a la Ley 1581 de 2012 y normativa concordante.
b) Haber informado a los titulares sobre la transmisión de sus datos a Mawii y a los Terceros Proveedores, así como las finalidades del tratamiento, los derechos que les asisten y los canales para ejercerlos.
c) Garantizar la veracidad, calidad, pertinencia y actualización de los datos personales suministrados.
d) Cumplir con sus obligaciones como Responsable del Tratamiento frente a los titulares, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás autoridades competentes.
16.4. Indemnidad y Exoneración de Responsabilidad. El Cliente se obliga a sacar en paz y a salvo a Mawii, sus directivos, empleados y Subencargados, frente a cualquier reclamación, demanda, sanción administrativa, multa o acción judicial derivada de:
a) Falta de autorización de los titulares para el tratamiento de sus datos personales.
b) Información inadecuada, incompleta, errónea o desactualizada proporcionada por el Cliente.
c) Incumplimiento por parte del Cliente de sus obligaciones como Responsable del Tratamiento.
d) Uso indebido de la Plataforma que contravenga la normativa de protección de datos personales.
El Cliente asumirá la defensa, los costos y las condenas que se deriven de tales reclamaciones, y responderá directamente frente a los titulares y a la autoridad de protección de datos cuando el problema derive de su propia omisión o actuación.
16.5. Tratamiento. Cada Parte cumplirá la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, Decreto 1377 de 2013 y normas concordantes. Mawii tratará los Datos Personales del Cliente según instrucciones documentadas, implementará medidas de seguridad apropiadas y celebrará, de ser necesario, contratos de transmisión de datos.
16.6. Derechos de los Titulares. Los titulares podrán ejercer sus derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocación de la autorización a través de los canales informados en la Política de Privacidad de Mawii, disponible en [enlace]. Mawii colaborará con el Cliente en la atención oportuna de dichas solicitudes cuando actúe como Encargado.
16.7. Transferencias Internacionales. Podrán realizarse transferencias internacionales de datos personales cumpliendo las exigencias legales aplicables, incluyendo la obtención de autorizaciones, la suscripción de cláusulas modelo o la verificación de niveles adecuados de protección en el país receptor.
16.8. Habeas Data Financiero y Crediticio (Ley 1266 de 2008). Cuando el tratamiento de datos personales comprenda información de carácter financiero, crediticio, comercial, de servicios o proveniente de terceros países de naturaleza análoga, las Partes observarán la Ley 1266 de 2008 y su normativa reglamentaria. En particular: (i) el Cliente, en su calidad de Responsable, garantizará la pertinencia, veracidad, integralidad, temporalidad y circulación restringida de la información reportada; (ii) Mawii, cuando actúe como Encargado, implementará controles para atender solicitudes de actualización y rectificación transmitidas por el Cliente y conservará los registros de atención; (iii) cualquier reporte a bancos de datos o centrales de riesgo solo se realizará por quien tenga competencia legal para ello y cumpliendo los requisitos de información previa, términos de permanencia y debida diligencia establecidos por la ley; y (iv) los titulares podrán ejercer sus derechos de consulta y reclamo a través de los canales definidos en la Política de Privacidad y/o los mecanismos que establezca la regulación aplicable.
17. Suspensión del Servicio
Mawii podrá suspender total o parcialmente el acceso del Cliente, previa notificación cuando sea razonable:
a) Por mora en el pago, superados cinco (5) días calendario desde el vencimiento.
b) Por uso no autorizado o incumplimiento grave de estos T&C.
c) Para atender incidentes de seguridad o mantenimientos urgentes.
La suspensión no exime al Cliente del pago de cargos devengados.
18. Terminación
18.1. Por conveniencia.
a) Planes mensuales: el Cliente puede cancelar en cualquier momento con mínimo 10 días hábiles antes de cada renovación. Con efectos al final del periodo en curso.
b) Planes anuales/paquetes: cancelación con preaviso de treinta (30) días antes de la renovación. Salvo disposición comercial distinta, no hay reembolsos por periodos no utilizados.
18.2. Por incumplimiento. Cualquiera de las Partes podrá terminar por incumplimiento esencial de la otra, no subsanado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación.
18.3. Efectos. A la terminación: (i) cesa la licencia; (ii) el Cliente pagará saldos pendientes; (iii) el Cliente podrá exportar sus Datos dentro del plazo de conservación previsto en 17.2; (iv) las secciones que por su naturaleza deban sobrevivir, continuarán vigentes.
19. Datos del Cliente: exportación y conservación
19.1. Exportación. El Servicio ofrecerá mecanismos razonables de exportación de datos en formatos estándar durante la vigencia y por el periodo de conservación.
19.2. Conservación y eliminación. Mawii conservará los Datos del Cliente por hasta treinta (30) días calendario posteriores a la terminación, salvo obligación legal distinta o pacto escrito. Transcurrido el término, podrá proceder a su eliminación segura.
19.3. Copias. Es responsabilidad del Cliente mantener sus propias copias y soportes contables de archivo legal.
20. Uso de la Marca del Cliente como Referencia Comercial
20.1. Autorización limitada. El Cliente autoriza a Mawii, de manera gratuita, global y no exclusiva, a utilizar su nombre comercial, denominación social y/o logo únicamente con la finalidad de identificarlo como cliente y usuario de la Plataforma en:
a) Sitio web corporativo de Mawii.
b) Presentaciones comerciales.
c) Material promocional o informativo.
d) Casos de éxito o testimonios (sin revelar información confidencial ni datos sensibles).
Esta autorización no implica licencia sobre otros activos del Cliente, ni permite modificar su marca o presentarla fuera del contexto indicado.
20.2. Derecho de oposición. El Cliente podrá oponerse en cualquier momento a este uso enviando notificación escrita a Mawii. Una vez recibida, Mawii cesará el uso del nombre y logo del Cliente en materiales futuros, sin obligación de retirar materiales previamente impresos, publicados o difundidos antes de la recepción de la solicitud, salvo que el Cliente acredite un perjuicio legítimo.
20.3. Protección de datos personales. El uso del nombre del Cliente no autoriza la publicación de datos personales ni información confidencial. Mawii se compromete a cumplir con la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y normas concordantes. Cuando el Cliente sea una persona natural, su referencia como cliente estará condicionada a la obtención del consentimiento correspondiente.
20.4. Respeto a la reputación e imagen. Mawii se compromete a utilizar la marca del Cliente de forma respetuosa, profesional y acorde con los principios de buena fe comercial. Cualquier uso que pueda afectar la imagen, reputación o posicionamiento del Cliente será prohibido.
20.5. Carácter No Abusivo de esta Cláusula. Esta sección se interpreta de manera equilibrada y en armonía con la legislación colombiana sobre protección de datos, propiedad industrial y relaciones contractuales. En todo caso, prevalecerá el derecho del Cliente a proteger su marca, reputación y datos personales, y la facultad de revocar la autorización cuando así lo considere.
21. Garantías y descargos
21.1. Garantía limitada. Mawii presta el Servicio “tal como está” y “según disponibilidad” en lo permitido por Ley, garantizando de buena fe el cumplimiento sustancial de la Documentación para el Plan contratado.
21.2. Descargo. Mawii no garantiza: (i) ausencia total de errores; (ii) compatibilidad con todo hardware/software del Cliente; (iii) resultados específicos; (iv) disponibilidad ininterrumpida; (v) que el Servicio supla todas las obligaciones profesionales del Cliente.
21.3. Requisito de reclamación. Cualquier reclamación por defectos deberá presentarse con detalle y evidencias razonables para la gestión oportuna.
22. Responsabilidad
22.1. Limitación. Incluido dolo o culpa grave y en lo permitido por la Ley, la responsabilidad total de Mawii por todos los reclamos acumulados derivados de estos T&C no excederá el monto efectivamente pagado por el Cliente a Mawii en los doce (12) meses anteriores al evento que dio origen a la reclamación, o, COP $1.000.000. Si el plan es el gratuito o perdido de prueba no habrá lugar a reconocimientos económicos.
22.2. Daños excluidos. En la medida permitida, se excluye la responsabilidad por lucro cesante, pérdida de negocios, ahorros no realizados, pérdida o corrupción de datos (más allá de lo que derive de incumplimiento de medidas de seguridad legalmente exigibles), daños indirectos o consecuenciales.
22.3. Indemnidad del Cliente. El Cliente mantendrá indemne a Mawii frente a reclamos de terceros derivados de los Datos del Cliente o del uso del Servicio en contravención de la Ley o de estos T&C.
23. Fuerza mayor
Ninguna Parte será responsable por el incumplimiento o el cumplimiento tardío de sus obligaciones cuando ello sea consecuencia de eventos de fuerza mayor o caso fortuito, conforme al Código Civil y la jurisprudencia colombiana, incluyendo, a título enunciativo: desastres naturales; incendios; actos de autoridad; guerras, conmoción civil o terrorismo; fallas masivas o generalizadas de internet, de centros de datos o de proveedores de nube; ataques de terceros (p. ej., DDoS, ransomware) no atribuibles a culpa de la Parte afectada; pandemias o emergencias sanitarias; huelgas legales de terceros; y eventos imprevisibles o irresistibles similares. La Parte afectada: (i) notificará a la otra Parte dentro de un plazo razonable la ocurrencia y efectos del evento; (ii) empleará esfuerzos comercialmente razonables para mitigar sus impactos y reanudar el cumplimiento; y (iii) cuando el evento se prolongue por más de treinta (30) días calendario y afecte sustancialmente la prestación del Servicio, cualquiera de las Partes podrá terminar estos T&C sin penalidad, mediante aviso escrito, sin perjuicio del pago de cargos devengados hasta la fecha efectiva de terminación.
24. Integración con Terceros Proveedores y Aceptación de sus Condiciones
24.1. Naturaleza de las Integraciones. El Cliente reconoce que ciertas funcionalidades de la Plataforma, tales como el módulo de nómina electrónica, pasarelas de pago, servicios de firma digital o validación de identidad, pueden ser prestadas total o parcialmente a través de aliados estratégicos o Terceros Proveedores. Mawii actúa como integrador tecnológico para facilitar el flujo de información, pero la ejecución técnica y lógica de dichos módulos depende de la infraestructura del Tercero Proveedor.
24.2. Aceptación de Términos de Terceros. Al contratar, activar o utilizar cualquier módulo que dependa de un Tercero Proveedor, el Cliente declara que:
a) Reconoce y acepta los Términos y Condiciones y las Políticas de Privacidad de dichos terceros, los cuales se entienden incorporados por referencia al presente acuerdo.
b) Entiende que el uso de estas funciones específicas lo sujeta a las reglas operativas, niveles de servicio y limitaciones de responsabilidad definidos por el Tercero Proveedor.
c) Es su responsabilidad revisar los términos legales de dichos terceros, los cuales estarán disponibles a través de enlaces en la Plataforma o en los sitios web oficiales de los proveedores.
24.3. Autorización de Transmisión de Datos. El Cliente autoriza de manera previa, expresa e informada a Mawii para transmitir, compartir y sincronizar con los Terceros Proveedores la información y Datos del Cliente (incluyendo datos personales de empleados, información financiera y contable) que sean estrictamente necesarios para la correcta prestación del servicio contratado. Esta autorización se otorga en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y demás normas de protección de datos personales en Colombia.
24.4. Responsabilidad y Autonomía de los Proveedores. Mawii no será responsable por:
a) Errores en liquidaciones, cálculos, reportes o pagos derivados de fallas en la lógica de procesamiento del Tercero Proveedor.
b) Cambios unilaterales en las condiciones de servicio, precios o disponibilidad técnica del tercero.
c) El tratamiento de datos que el tercero realice una vez la información haya sido transmitida bajo las instrucciones del Cliente.
d) Cualquier perjuicio derivado de la suspensión o terminación del servicio por parte del Tercero Proveedor debido a incumplimientos del Cliente con dicho tercero.
24.5. Identificación de Proveedores. Mawii mantendrá a disposición del Cliente, ya sea en la Documentación o dentro de la interfaz de configuración de la Plataforma, la identificación de los Terceros Proveedores activos para ccada módulo, junto con los enlaces a sus respectivos marcos legales.
25. Política de uso justo (Fair Use)
25.1. Límites razonables. Para proteger la estabilidad del Servicio y asegurar una experiencia equitativa, se aplicarán límites razonables de uso según el Plan, incluyendo, de manera enunciativa: número de registros a API por minuto/mes, volumen de almacenamiento, tamaño y frecuencia de exportaciones, concurrencia de procesos, y ancho de banda. Los límites específicos se indicarán en la orden de servicio o en la Documentación.
25.2. Monitoreo y notificación. Mawii podrá monitorear métricas de uso con fines operativos y de seguridad. Si el Cliente supera de forma sostenida los límites aplicables, Mawii notificará y podrá: (i) sugerir optimizaciones; (ii) ofrecer la migración a un Plan superior o paquetes adicionales; y/o (iii) aplicar controles técnicos temporales para preservar la estabilidad del Servicio.
25.3. Abuso y medidas. Se considera uso abusivo, entre otros: scraping automatizado no autorizado, ataques de denegación, pruebas de carga sin permiso, extracción masiva que afecte el rendimiento, o elusión de mecanismos de control. Mawii podrá suspender o restringir el acceso de manera proporcionada y temporal para mitigar el impacto, sin perjuicio de la facultad de terminar por incumplimiento conforme a estos T&C.
25.4. Cargos adicionales. Cuando sea necesario habilitar capacidad extra o soporte intensivo por encima de los límites del Plan, el Cliente autoriza el cobro de cargos adicionales previamente informados y aceptados.
26. Comunicaciones electrónicas y notificaciones
El Cliente acepta recibir comunicaciones electrónicas a los correos o canales registrados en la Cuenta. Las notificaciones se entenderán realizadas en la fecha de envío. El Cliente es responsable de mantener los contactos actualizados.
27. Comunicaciones Comerciales, Legales y Operativas
27.1. Autorización Expresa de Contacto. El Cliente otorga su autorización previa, expresa e informada a Mawii para que, directamente o a través de sus Terceros Proveedores, realice el envío de comunicaciones a través de los datos de contacto suministrados en el registro (correo electrónico, número de telefonía móvil, dirección física) y mediante la propia interfaz de la Plataforma.
27.2. Tipología de las Comunicaciones. Las comunicaciones autorizadas se clasifican en:
a) Comerciales y de Mercadeo: Información sobre nuevos planes, lanzamientos de módulos, funcionalidades adicionales, promociones, eventos, boletines informativos y ofertas de aliados estratégicos. Página 18 de 20
b) Operativas y de Servicio: Notificaciones sobre ventanas de mantenimiento, incidencias técnicas, actualizaciones de seguridad, cambios en las funcionalidades del Plan contratado, soporte técnico y guías de uso.
c) Legales y Regulatorias: Notificaciones sobre actualizaciones de estos T&C, cambios en la Política de Privacidad, avisos de vencimiento de suscripción, facturación electrónica y alertas sobre cambios normativos relevantes (DIAN, Supersociedades, etc.) que afecten la operación del Cliente.
27.3. Canales de Comunicación. Mawii podrá utilizar, de manera alternativa o conjunta, los siguientes canales:
a) Correo electrónico.
b) Mensajería instantánea (ej. WhatsApp, Telegram o similares).
c) Mensajes de texto corto (SMS).
d) Notificaciones push o avisos emergentes (pop-ups) dentro de la Plataforma. e) Llamadas telefónicas de carácter operativo o comercial.
27.4. Gestión de Preferencias y Derecho de Exclusión (Opt-Out). En cumplimiento de la normativa de protección de datos y del consumidor:
a) Comunicaciones Comerciales: El Cliente tendrá el derecho de solicitar en cualquier momento el cese del envío de comunicaciones de carácter comercial o publicitario a través de los links de «desuscripción» incluidos en los correos o mediante solicitud directa a los canales de soporte. Mawii procesará dicha solicitud en los términos legales.
b) Comunicaciones Necesarias: El Cliente reconoce que la revocatoria de la autorización para fines comerciales no afectará el envío de comunicaciones operativas, legales o de seguridad, las cuales se consideran esenciales para la adecuada prestación del Servicio y el cumplimiento del contrato.
27.5. Horarios de Contacto. Mawii se compromete a realizar las comunicaciones comerciales y de mercadeo dentro de los horarios y frecuencias permitidos por la legislación colombiana vigente (Ley 2300 de 2023), salvo que la comunicación sea de carácter urgente, operativo o legal.
29. Modificaciones a los T&C
Mawii podrá modificar estos T&C para reflejar cambios legales, técnicos o de negocio, publicando la versión actualizada e informando al Cliente con antelación razonable cuando el cambio sea material. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigor implica aceptación. Si el Cliente no acepta cambios materiales, podrá terminar conforme a la sección 18.
30. Prácticas de seguridad
Mawii mantendrá prácticas razonables de gestión de vulnerabilidades, control de accesos, cifrado en tránsito, monitoreo y respaldo en el Ambiente de Producción, acordes con la naturaleza del Servicio. El Cliente reconoce que ningún sistema es infalible frente a ataques de terceros y que la seguridad es una responsabilidad compartida.
31. Auditoría y cumplimiento
Cuando lo exija la Ley o autoridad competente, el Cliente podrá requerir evidencias razonables de controles de seguridad o cumplimiento por parte de Mawii, sin acceso a código fuente ni infraestructuras sensibles. Cualquier revisión se realizará bajo acuerdos de confidencialidad y sin afectar la operación.
32. Ley aplicable y jurisdicción
Estos T&C se rigen por las Leyes de la República de Colombia. Las controversias se someterán a la jurisdicción de los jueces de Bogotá D.C., renunciando a cualquier otro fuero, sin perjuicio de mecanismos alternativos de solución de conflictos que las Partes puedan acordar.
33. Varios
i. Independencia de cláusulas: la nulidad de una cláusula no afectará las restantes.
ii. Integridad: estos T&C, junto con la orden de servicio, política de privacidad y la Documentación, constituyen el acuerdo íntegro entre las Partes y sustituyen entendimientos previos sobre su objeto.
iii. Prevalencia: en caso de conflicto, prevalece la orden de servicio firmada y luego estos T&C.
iv. No renuncia: la falta de exigencia de un derecho no implica renuncia.
v.Títulos: son solo referenciales.
34. Aceptación
El Cliente declara haber leído, entendido y aceptado íntegramente estos T&C. El uso del Servicio o la activación de un Plan implica su consentimiento.